Necessidades
A Prefeitura de Santos buscava especialmente:
- Obter maior agilidade na execução dos trabalhos e na prestação de serviços
- Padronizar o fluxo de procedimentos
- Diminuir custos com insumos e armazenamento de processos físicos
- Permitir a extração e o monitoramento de indicadores de produtividade das rotinas de trabalho
Então, aproveitando o incentivo do BNDES e contando com o apoio fundamental da alta gestão, foi conduzida a implementação da plataforma Lecom.
Resultados
- Mais de 500 mil solicitações abertas via plataforma Lecom
- Mais de 140 modelos de processos implantados, sendo a maior parte nas Secretarias de Gestão, Finanças e Procuradoria
- Redução do tempo de tramitação dos processos em até 70%
- Mais de 500 mil reais economizados por ano com folhas de papéis, impressões e acessórios para a proteção e o armazenamento de documentos físicos
- Economia total de mais de 8 milhões de reais desde a implantação
Diferenciais para o sucesso
- Apoio da Alta Administração
- Envolvimento e empoderamento das pessoas em cada processo
- O fato de cada ator poder se expressar e mencionar como deveria ser o fluxo ideal dos processos em sua unidade aumentou o nível de confiança na iniciativa. Todas as pessoas tiveram a chance de validar cada etapa na fase de homologação e cada processo foi devidamente aprimorado para trazer maior agilidade e qualidade das informações.
- Capacitação de todos os envolvidos através de treinamentos, palestras, workshops, além de serem disponibilizados manuais e vídeos tutoriais
- Apoio e suporte constante para dar respostas rápidas aos usuários e sustentar o projeto como um todo
“No período da pandemia da Covid-19, ficou evidente a importância dos Processos Digitais na Administração Pública, pois foi possível realizar o trabalho remoto, em home-office, sem que os trabalhos fossem interrompidos. Em tempos de lockdown, os servidores, secretários, procuradores, fornecedores e representantes das empresas conveniadas puderam abrir e tramitar os processos de casa, com segurança e agilidade”
Ana Paula Martins Vasquez – Funcionária pública da Prefeitura de Santos
